Jak uspořádat domácí archivační systém? Pomohou kategorie

Správa důležitých dokumentů a třídění papírového nepořádku může být náročné. Proto je zásadní vytvořit funkční systém domácí organizace dokumentů, který budete skutečně používat.

Vytvoření jednoduchého systému archivace je klíčové a musí zohledňovat všechny různé typy dokumentů, které máte, připomíná TheSpruce. Navíc musíte zůstat na vrcholu a zbavovat se papírů, které nepotřebujete, abyste zefektivnili ukládání. Pokud si však dáte na počátku záležet, měli byste skončit s archivačním systémem, který vám bude bezproblémově fungovat.

Shromážděte všechny dokumenty na jednom místě

Prvním krokem při vytváření domácího systému archivace je shromáždit všechny dokumenty na jednom místě, abyste je mohli třídit. Kromě toho, že seberete papíry ze zřejmých míst, jako jsou zásuvky pracovního stolu a skříně na dokumenty, prohledejte i zbytek domácnosti, abyste se ujistili, že máte všechno pohromadě.

Rozdělte dokumenty do 5 kategorií

Akce

• Tyto dokumenty jsou dokumenty, se kterými je třeba něco udělat a poté je zlikvidovat.

Archiv

• Do této kategorie patří dokumenty, které si potřebujete ponechat, ale nepotřebujete se k nim vracet častěji než jednou nebo dvakrát ročně.

Domácnost

• Tyto dokumenty používáte k zajištění chodu domácnosti. Příkladem jsou kupony, recepty, návody k použití, účtenky za letošní daně a dokumenty pro nadcházející cesty.

Recyklujte

• Tyto papíry nespadají do žádné z výše uvedených kategorií a neobsahují žádné osobní údaje. Příkladem je nevyžádaná pošta, noviny, časopisy, staré domácí úkoly, které nepotřebujete, a použité obálky.

Skartovat

• Do této kategorie patří papíry, které nespadají do prvních tří kategorií, ale obsahují osobní údaje. Příkladem jsou nabídky kreditních karet, staré bankovní výpisy a účty.

Vyřazení nepotřebných dokumentů

Nyní, když jste rozdělili své papíry do pěti kategorií, můžete uvolnit místo vyřazením nepotřebných dokumentů. Nejdříve vyřaďte hromádku k recyklaci, protože by to mělo být snadné a mělo by to spočívat pouze v tom, že je hodíte do recyklačního koše. Poté skartujte citlivé dokumenty, kterých se zbavujete. Až budete hotovi, měly by před vámi zůstat ležet pouze papíry, které potřebujete založit.

Uspořádání archivního souboru

Nejdříve se vypořádejte s archivní hromadou papírů. Tato hromada může obsahovat velmi důležité dokumenty, jako je váš cestovní pas nebo průkaz sociálního zabezpečení. Proto je ideální uložit tyto dokumenty do ohnivzdorné krabice nebo trezoru, aby byly chráněny.
Pro efektivnější organizaci rozdělte archivní hromadu na podkategorie, jako jsou dokumenty o studiu, autě, zaměstnání, financích, zdraví, pojištění, osobních dokladech a nemovitostech. Pro každou z podkategorií použijte označenou složku.

Archivace souborů

Nyní je čas na hromadu dokumentů pro domácnost. Tyto papíry můžete uchovávat ve složkách uložených v kartotéce nebo na jiném přístupném místě. Mnoho lidí však dává přednost tomu, aby papíry pro domácnost byly uloženy v pořadači s různými oddíly a kapsami. Hlavní výhodou pořadače je, že nezabírá mnoho místa a lze jej skladovat a přenášet, kamkoli potřebujete.

Založte složku s akcemi

Akční papíry můžete rozdělit do kategorií, jako jsou účty, dopisy, na které je třeba odpovědět, atd. Často je však nejjednodušší hodit všechny tyto papíry do jedné složky a zavést rutinu, že je budete zakládat alespoň jednou týdně. V té chvíli byste měli u každé položky provést příslušné kroky. Poté byste měli recyklovat nebo skartovat položky, se kterými jste skončili, a vše, co potřebujete uchovat, zařadit do domácích nebo archivních složek. Cílem je, aby váš soubor akcí byl co nejmenší.

Zdroj: thespruce.com